くまひげOffice365の日記

主にクラウドについて勉強した事柄を投稿して行きたいと思います。

SharePoint に練習(学習)用のサイトを作ってみよう!

SharePoint にまず練習(学習)用のサイトを作ってみましょう。そしてこの中で思いっきり SharePoint を使ってみましょう。後で簡単に削除が出来ますので安心してチャレンジしてみて下さい。

 

Office365 の下記をクリックするとメニューが表示されますので「 SharePoint 」をクリックします。

 

SharePoint 画面が開いたら下記の「+サイトの作成」をクリックします。

 

下記は画面に右側部分です。ここで練習(学習)用に Study を作成します。

チームサイトのアドレスをメモに残しておくと削除するときに役立ちます。

 

「次へ」を押すと共有するメンバーをメールアドレスで指定します。

(あらかじめ「管理者」の「ユーザーの追加」でメンバー登録が必要です。)

 

「完了」で、こんな練習(学習)用サイトが出来ます。

今回は、ここで終了です。次回をお楽しみに!

 

 

 

 

 

 

 

SharePoint とは、何が出来るんですか?

SharrPoint のたくさんのサービスの中から kuma が体験したサービスを簡単に説明してみます。詳しくは後日、少しづつ行いますね。

・ドキュメントライブラリ
 Word や Excel などのファイルの保存を行い。共有しているユーザーと共にファイルの活用を行います。

・カスタムリスト
 営業日報や売上データなどの入力を行います。入力したデータは区分別に見やすくしたり、集計したりして、経理担当者や経営者が活用しやすくしたりもします。

・リンク
 学習して欲しいサイト、競合会社や関連する企業サイトの URL などをまとめて、社内の人が簡単に見て活用できるようにするものです。

・お知らせ
 タイトルと本文からなり、社内情報のお知らせを行います。

・連絡先
 この連絡先は、組織やチームで共有する連絡先です。

・予定表
 この予定表は、組織やチームで共有する予定表です。

・デスカッション掲示板
 「社内旅行について」など、皆さんから要望などを集める時に活用すると便利です。

・タスク
 ある行事を実施する期間のタスク管理や、進捗状況など管理する事が出来ます。

・アンケート
 掲示板で社内の情報を集め、その内容をまとめてアンケートを行いその結果を多数決で決定する。などが行えます。

・案件管理
 受注前の状態を社内で共有し、受注漏れを無くすように活用出来ます。

Access アプリ
 Access2016と連携して複数のテーブルを独自のマクロを使って簡単にアプリ開発が行えます。

・認証ワークフロー
 kuma 未使用

Wikiページライブラリ
 kima 未使用(知識の共有、アイデア交換、チームでの共同設計、手順書の作成、知識データベースの構築)

他にもチームサイトやサイトコレクションなど説明したい事がたくさんあります。お楽しみに!!

メールの設定について、ライセンスが絡むので迷います。

Exchange を使うにはライセンスが必要です。

kuma のユーザー様では、最初は1人で使ってみる。とか、まずは2人で使ってみる。という状況で、中小・零細企業では会社全員が一斉に使うというのはライセンス料の兼ね合いでとても難しい状況です。ですからユーザーさんはドメインを設定した快適なメール環境を経験する事が出来ない状況です。


Office365 を導入した後、メール環境はどうするの?

独自ドメインを設定して使用する。
社員全員分のライセンスを購入し、自社のドメインを指定して使用する。
これだとメール環境、スケジュール管理などチームや部署で共有もでき、最高の使い方が可能となります。

②MSで準備されている onmicrosoft.com を使う。
会社を設立したばかりの会社だったら問題無いのですが、今まで取引しているお得意さんに対してメールアドレスの変更のお知らせが必要になります。
又、今までの gmail や yahoo メールと onmicrosoft.com メールを使い分けて使用するか、会社全員で、Onmicrosoft.com に変更する。など中々難しいですね。

③メールは、今まで通り
Office365 を導入しても、メール機能は、Exchange を使わす Outlook に POP や IMAP 設定をして使う。
Office365 の他の機能を使って、全員で使える。と経営者が判断した後、ドメイン設定をして全員で使うようにする。

このように Office365 の中で、メール、予定表など Exchange 部分を使うユーザーはチョット絞られるようです。しかし、この Office365 Exchange が使えなくても各プランの料金だけの価値は大いにあると kuma は思います。なぜなら簡単に考えても OneDrive for Business で 1TB SharePoint 部分で 1TB 合わせて最低 2TB の容量が使えるのでこの部分の料金だけでも他社のサービスと比較しても Good です。これ以外にもまだまだビックリするような機能が含まれていますので、乞うご期待下さい。

kuma は文章書きが苦手です。又、MSのサポートでもないので間違っていたり、クラウドだから既にバージョンアップで変更されているかも知れません。
その時は、ココの説明がわからん。ココ間違っているよ。と遠慮なく指摘して下さいネ。直ぐ対応して訂正を行います。

メール、今では当たり前の感覚、無かったら不便です。

メールと予定表(スケジュール)機能は、Exchange になります。

この Exchange ライセンスが必要ですが、メールボックスの容量が1人 50 GB で、添付ファイルが最大 150 MB まで送信できる。という余裕のスペックです。

Office365 の前バージョン BPOS を使う前、kuma は 2 台のデスクトップと 1 台のノートパソコンを使っていました。(今も同じ)そして、メインパソコンが他の事で処理中、メール送信やメールチェックをサブパソコンで行おうとすると前回メールを受信した後の分から以降のメールがスパムも含めて受信トレイに送られてくるのでこれらの不要メールの削除や新規メールのフォルダ別の整理などに相当の時間を取られていました。

これはノートパソコンでも同じです。外出先でメールチェックをすると不要なメールがいっぱい受信され表示されるまでに時間も掛かるし整理に時間が掛かるので、暇な時に定期的に受信処理を行い不要メールの整理をしておく必要がありました。これって大変ですよね。

外出中にノートパソコンやスマホで得意先から来たメールを確認しそのメールに対して返信を行った後、帰社してデスクトップパソコンの受信トレイをみるとノートパソコンで送信したメールが表示されない。という事で困った事ってありましたよね。

Office365 を使うとこのよう無駄な処理に時間を掛ける事や困った事が無くなり快適なメールの送受信が行えます。

ただ、問題なのがこの Exchange 少々設定が素人には難しいという事です。 kuma は BPOS を始める時、マイクロソフトサポートとプロバイダーに質問しても的確な回答が得られずたらい回し状態にある期間されてしまいました。クラウドの初期時代ですから仕方ないですね。今は大丈夫です。E3 プランを使っていますがサポートは凄くいいです。ご安心下さい。お勧め致します。

Office365 の購入プランです。知ってるとお得です。

Office365 は、個人事業主一人からヤンマー、富士通日立製作所のように海外社員を含めると数十万人規模になる大企業までが同じ Office365 を使う事になります。

このプランは Business プランや Enterprise プランと大きく二つに分けられていて、更に Word、Excel などが付いているプランや付いていないプランがあります。
又、kuma のようなパートナーから購入すると必要な機能だけの単体プランでの購入も行えます。

導入される会社の社員さんの業務内容と要望に合わせた組み合わせが安価に構築できるように工夫されています。(よって複雑です。)
又、個人事業主で1人だから Enterprise が使えない。という事ではありません。自由に購入する事が出来ます。

下記は、たくさんある中でお勧めのプランです。

あー大事な事が表に漏れていました。
 ・Business 版は、ユーザー数が 300人以下です。
 ・Enterprise 版は、一人から無制限です。

最近ではプランの切り替えも結構自由に行え、
 ・Business Essentials から Business Premium へ
 ・Enterprise E1 から Enterprise E3 へ
 ・Business Essentials から Enterprise E3 へ
 ・試用版から有料版へ
などの移行が行えます。

ただ、Enterprise から Business へは駄目かも知れませんので確認が必要です。又、年払いの場合は、計算方法がありますのでマイクロソフト社に問合せが必要です。

プランの特徴や色々なプランや単体の組み合わせなどは後の方で投稿したいと思います。

Office365 って、どんな事ができるのですか?

一言でいうのは難しいのです。名刺交換で、Office365 って何ですか?と尋ねられると嬉しくなってついつい早口でたくさんの事を説明してしまいます。すると「難しそう。」「わからない。」と言われてしまう。という苦い経験があります。ですから、ここでは簡単にします。

その後、時間は掛かりますが少しづつ kuma が体験している事柄などを加えて説明して行きたいと思います。

下記の図はマイクロソフト社が説明に良く使う全体図を kuma がフリーのアイコンを組み合わせて似せて作成した図です。
いろんなところで説明に使うのでチョット苦労して作成しました。


Office365 Business / ProPlus
これは、皆さんがいつも使っている Word 、Execl 、PowerPoint です。今でいえば Office2016 です。
次回に説明しますが、Office365 には色々なプランがあり、この Office 製品が含まれるプランと含まれないプランがあります。

Exchange Online
メール、スケジュール(予定表)、タスク管理などを行います。
デスクトップパソコンで、メールの返信やスパムの削除、フォルダの整理など行った後、外出先でノートパソコンやスマホでメールを見るとデスクトップで行った後と同じ内容で見る事が出来ます。最高に便利です。

SharePoint Online
お知らせ、掲示板、アンケート、チームサイトの作成、ファイル共有やデータ共有などが行えます。
この SharePoint は凄いです。面白いです。この情報が一番多くなるでしょう。ワクワクしてきます。楽しみにして下さいね

OneDrive for Business
会社で仕事をしている時、自分だけが使う Word ファイルや Excel ファイルなど、又、自分が作成したファイルでも特定の人とだけ共有して使うファイル等で自分専用の保存場所です。一人で 1TB の容量のファイルが保存出来ます。尚、ここに保存したファイルはタブレットスマホでも簡単に見たり編集したりする事も出来ます。

Skype for Business
ノートパソコンならそのままの状態で、デスクトップパソコンならヘッドセットとWEBカメラを準備するたけでWEB会議やWEBセミナーなどが行えます。


ここまでが Office365 の一般的な機能です。
しかし、Office365 は、今でも更に進化中です。初期バージョンには無かった機能で、Yammer、Delve、Video、Sway、Planner、PowerApps、Flow などがあり、SharePointの中には Access アプリやワークフローなどもあります。更にまた、Social Engagement、Teams などのアイコンが追加されています。

ホント、Office365 は面白いです。これから頑張って魅力を伝えて行きたいと思います。

 

Office365 って知っていますか?

Office365 はマイクロソフトクラウド商品です。
マイクロソフトクラウド製品には、Office365、Azure、Dynamics365 と 3 つのクラウド製品があります。この 3 つのクラウド製品の中で、私たちが仕事で使うと便利なファイル共有やデータ共有、これらが簡単に行えるのが Office365 です。


Office365は、アメリカの製品です。ですから日本製と違って画面まわりは寂しく、深く勉強しようとすると英語マニュアルになってしまうのではっきり言って使い勝手は劣ると思います。しかし、Windows や Word、Execl などを開発している会社の製品なのでWindows 環境にはピッタリで大きい範囲でやりたい事をカバーできる製品です。

又、データセンターも東日本、西日本と国内に 2 か所持ち、世界中で使われているので信頼性やセキュリティの高さにおいても超一流のソフトだと思います。

日本でも富士通や、日立など海外社員を合わせて 20 万、30 万人規模の社員とこれまで使っていた社内のシステムから Office365 へ移行が進められているそうです。

この Office365 を下記のように分けて出来るだけわかりやすく投稿して行きたいと思っております。是非、応援をお願いします。


00:Office365 のお知らせ
01:Office365 全体
02:メール、予定表(Exchange)
03:ファイルやデータの共有(SharePoint
04:WEB 会議(SkypeforBusiness)
05:Access アプリ
06:PowerApps と Flow
09:その他(ProPlus、Video、Yammer、Planner、Delve、Sway)